Для чого бізнесу фінансовий директор, якщо вже є бухгалтер

Уявімо невелику майстерню, яка виготовляє меблі. Замовлення є, працівники зайняті, клієнти розраховуються. Бухгалтер веде облік, подає звітність, нараховує зарплату. Власник дивиться на рахунок і думає про новий верстат. А потім з’ясовується, що після його купівлі компанія не має коштів, аби придбати матеріали. І виникає запитання: як так, якщо за фінансами вже стежить бухгалтер?

Саме тут варто розібратися, що ми називаємо «стежити за фінансами». Правильно відобразити операції, розрахувати податки й вчасно подати звітність — велика робота.

Окреме завдання — зрозуміти, чи вистачить компанії грошей через місяць і які покупки вона може собі дозволити. Ці завдання пов’язані, але кожне потребує часу та відповідального за результат.

Бухгалтер забезпечує порядок в обліку. Він перевіряє документи, відображає продажі й витрати, розрахунки з працівниками, покупцями та постачальниками. Завдяки цій роботі можна з’ясувати, кому компанія винна, хто винен їй, які товари є на складі. Помилки тут можуть призвести до зайвих платежів або рішень на основі хибних цифр.

Тобто бухгалтерія дає бізнесу основу, на яку можна спиратися. Якщо частина витрат загубилася, залишки товарів неправильні, а борги клієнтів ніхто не перевіряє, будь-який план буде ненадійним. Робота фінансового директора теж залежить від якості цих даних.

При цьому досвідчений бухгалтер може планувати платежі, аналізувати витрати й підказувати власнику, де виникають ризики. Особливо в малому бізнесі, де одна людина часто виконує кілька ролей. Я б узагалі дивився передусім на те, які завдання закріплені за людиною, скільки вона має часу та повноважень. Назва посади сама по собі цього не визначає.

Навіщо бізнесу фінансовий директор

Фінансовий директор організовує роботу з фінансами так, щоб власник і керівники могли ухвалювати обґрунтовані рішення. Він з’ясовує, на чому компанія заробляє, планує потребу в грошах, оцінює нові проєкти. Разом із керівниками продажів і виробництва перевіряє, чи реалістичні їхні плани та скільки коштуватиме їх виконати.

Наприклад, збільшити продажі звучить як хороша ідея. Але для цього можуть знадобитися додаткові матеріали, працівники й місце на складі. За все це доведеться заплатити раніше, ніж надійдуть гроші від покупців. Фінансовий директор має заздалегідь порахувати таку потребу й обговорити, як її покрити. Інакше нових замовлень стане більше, а платити за їх виконання буде нічим.

Пастка касового розриву: розбираємо на прикладі

Повернімося до майстерні. Припустімо, на її рахунку 200 тисяч гривень, а верстат коштує 150 тисяч. На перший погляд, грошей вистачає. Проте протягом найближчого тижня потрібно виплатити 80 тисяч зарплати й переказати 100 тисяч постачальнику. Клієнт обіцяє розрахуватися лише за два тижні. Без нових надходжень після цих обов’язкових платежів залишиться 20 тисяч.

Бухгалтер перевірить суми зобов’язань і розрахунки з клієнтом. Фінансовий директор поєднає ці дані з датами очікуваних надходжень, іншими платежами та планом роботи. Тоді можна предметно обговорювати купівлю: перенести її, домовитися про оплату частинами чи знайти додаткові кошти. Рішення ухвалюватиме власник, але вже розуміючи наслідки.

До того ж треба з’ясувати, що цей верстат дасть майстерні. Чи справді він пришвидшить роботу? Чи є замовлення для його завантаження? Можливо, виробництво затримується через нестачу людей на іншій ділянці, і нова покупка цього не виправить. Тут фінансовому директору потрібні дослідження ринку та розмова з тими, хто щодня працює у виробництві. Самих цифр у звіті замало.

Масштабування наосліп

Так само варто перевіряти рішення про відкриття другого магазину або кав’ярні. Перша точка може працювати добре завдяки конкретному місцю, команді чи постійним покупцям. На новому місці будуть інша оренда, витрати на запуск і період, коли відвідувачів ще мало. Частина клієнтів узагалі може перейти з першої точки до другої. У розрахунках усе це потрібно врахувати.

Власнику важливо бачити результат за кожним напрямом. Якщо компанія загалом заробила, це ще не означає, що всі її магазини, товари чи послуги прибуткові. Один напрям може постійно покривати втрати іншого. Фінансовий директор допомагає побачити цю різницю та з’ясувати причини разом із керівниками. Після цього можна змінювати ціни, витрати або сам спосіб роботи.

Звіти людською мовою

Щоб така співпраця працювала, бухгалтеру й фінансовому директору потрібно домовитися, які дані вони збирають і коли. Наприклад, витрати слід відносити до конкретного магазину чи замовлення. Якщо цього не робити під час обліку, потім доведеться вручну розбирати десятки платежів. На це йде час, а частину сум доводиться розподіляти приблизно.

Власнику потрібно знати, наскільки повні цифри у звіті. Якщо у звіті ще не врахували витрати на оренду, прибуток тимчасово виглядатиме кращим. Тому потрібно розуміти, які витрати вже підтверджені, а які поки враховані за попередньою оцінкою. Бухгалтер і фінансовий директор мають узгоджувати такі речі, щоб керівник правильно читав результат.

Я вважаю, що власнику потрібна можливість швидко отримати відповідь на конкретне запитання. Скільки ми заробили за місяць? Чому результат гірший, ніж очікували? Чи вистачить грошей на наступну закупівлю? Звіти мають допомагати в цих розмовах. Якщо після перегляду двадцяти сторінок власник усе одно не розуміє стану справ, спосіб подачі варто змінити.

У регулярній роботі це може виглядати досить просто. За підсумками місяця бухгалтерія готує узгоджені дані, а фінансовий директор разом із керівниками розбирає відхилення від плану. Продали менше, ніж очікували, чи витратили більше на виконання замовлень? Що змінюємо наступного місяця? Паралельно оновлюється графік надходжень і платежів, щоб майбутні нестачі грошей були помітні завчасно.

Водночас фінансовий директор не може відповідати за результат самотужки. Продавці мають повідомляти про домовленості з клієнтами, виробництво — про потребу в матеріалах, власник — про заплановані великі покупки. Якщо рішення вже ухвалили, а фінансист дізнався про нього з рахунку на оплату, можливостей щось змінити в нього значно менше.

Чи потрібен фіндиректор саме вам: чекліст для бізнесу

Чи означає це, що кожній невеликій компанії потрібен фінансовий директор на повний день? Потребу варто оцінювати за складністю бізнесу. Для однієї точки з простими розрахунками частину цієї роботи може виконувати власник або бухгалтер із відповідними навичками. Можна також залучати зовнішнього фахівця на погоджений обсяг роботи.

Коли з’являються кілька напрямів, великі запаси, кредити або тривалі відстрочення оплати, завдань стає більше, то власнику вже важко тримати все в голові. Тоді потрібно визначити, хто збиратиме дані й перевірятиме плани. Якщо цю роботу додають бухгалтеру, потрібно переглянути його навантаження та домовитися про умови. Очікувати, що вона виконається сама між звітами, навряд чи варто.

Для мене користь спільної роботи бухгалтера й фінансового директора найкраще видно у той момент, коли власник планує нову покупку або розширення. У нього є перевірені дані про стан компанії та розрахунок того, як рішення вплине на її роботу. Можливо, верстат куплять зараз. Можливо, за місяць. Але зарплати й матеріали вже будуть враховані до того, як гроші підуть із рахунку.

Фінансовий директор — це не просто про цифри і звіти. Для мене це означає відповідальність, прозорість, зрозумілість та вчасність. Всі ці аспекти є важливими для прийняття рішень, які призводять до зростання бізнесу.